Etsitkö helppoa mutta yksinkertaista tapaa tehdä yhteistyötä ja jakaa tehtäviä joukkueesi kanssa? Microsoft Planner -sovellus auttaa sinua tekemään juuri tämän ja paljon muuta.

Microsoft Planner -sovellus on käyttöönotonsa jälkeen auttanut eri ryhmiä ympäri maailmaa auttamalla heitä luomaan uusia suunnitelmia, järjestämään ja määrittelemään erilaisia ​​tehtäviä, jakamaan asiakirjoja, keskustelemaan chatin kautta siitä, mitä kukin henkilö työskentelee parhaillaan, ja saamaan päivityksiä edistymisestä jokaisessa tehtävässä.

Yksinkertaisesti sanottuna sovellus tarjoaa visuaalisen tavan järjestää ryhmätyötä ja pysyä ajan tasalla eri tehtävien etenemisestä.

Sovellus on rakennettu Office 365: lle, mutta se on käytettävissä vain käyttäjille, joilla on Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium ja Education -tilauksen tila.

Tämä tarkoittaa, että sitä ei voi käyttää valtion tilaamiseen tai henkilökohtaiseen käyttöön.

Joitakin tehtäviä, jotka voit suorittaa Microsoft Planner -sovelluksella, ovat:

• Yhteistyö tiimisi kanssa
• Liitä tiedostoja, valokuvia, asiakirjoja tai linkkejä
• Lisää tarkistuslistoja tehtäviin
• Lisää kommentteja tehtäviin
• Merkitse tehtävät tarroilla
• Aseta ja päivitä tehtävien eteneminen
• Aseta tai lisää esikatselukuva tehtäviä varten
• Tarkastele suunnitelmien etenemistä
• Tarkastele kaikkia tehtäviä ja suunnitelmia
• Vastaanota sähköposteja tehtävistä ja suunnitelmista
• Poista tehtävät tai suunnitelmat
• Seuraa edistymistä mistä tahansa, millä tahansa laitteella

Kuinka luoda suunnitelma Microsoft Planner -sovellukseen

Microsoft Plannerin avulla voit luoda suunnitelman, organisoida ja rakentaa joukkueesi, määrittää tehtäviä ja saada etenemispäivityksiä.

Käyttäjät, jotka ovat uusia Microsoft Planner -sovelluksia, voivat päästä alkuun käymällä ülesanne.office.com, luomaan suunnitelmia web-sovelluksessa ja tarkastelemaan ja päivittämään suunnitelmiaan mobiililaitteilla. Nykyiset käyttäjät voivat saada Plannerin verkon tai mobiiliympäristön kautta.

Aloita aloittaminen noudattamalla seuraavia yksinkertaisia ​​ohjeita:

1. Kirjaudu sisään
2. Luo suunnitelma
3. Lisää tehtävä
4. Aseta päivämäärä tehtävällesi
5. Luokittele tehtävät
6. Lisää ihmisiä joukkueestasi
7. Määritä tehtävät eri ryhmän jäsenille
8. Seuraa edistymistä

Vaihe 1: Kirjaudu sisään

Kuten aiemmin mainittiin, Microsoft Planner on saatavana vain työ- tai koulutilauksiin, joten kirjautumiseen tarvitaan työ- tai koulutilisi kirjautumistiedot.

On tärkeää huomata, että sovelluksen käyttämiseen ei tarvita tietokoneellesi tai muuhun laitteeseen asennettavia ohjelmistoja. Voit vain muodostaa yhteyden selaimeesi.

Kun olet kirjautunut sisään, voit tehdä seuraavat:

• Pääset työ- tai koulusuunnittelijasivustollesi
• Tarkastele, muokkaa ja luo suunnitelmia
• Tarkastele, muokkaa ja luo tehtäviä
• Keskustele joukkueen jäsenten kanssa
• Seuraa suunnitelmien ja tehtävien etenemistä

Voit kirjautua sisään Microsoft Planneriin seuraavasti:

1. Avaa selain
2. Kirjoita osoitepalkkiin http://office.com/signin tai
3. Paina näppäimistön Enter-painiketta
4. Valitse tili, jolla haluat kirjautua sisään
5. Kirjoita valitsemasi tilin sähköpostiosoitteesi ja salasanasi
6. Kirjaudu sisään

Huomaa: Jos olet jo kirjautunut sisään tai sinulla on Office 365 -ympäristö työpaikallasi, voit muodostaa yhteyden suoraan Microsoft Planneriin sovellusohjelman kautta.

Suorita tämä seuraavasti:

1. Valitse selainikkunassa sovelluksen käynnistysohjelma
2. Valitse kotisivulta tai sovellusruudusta Suunnittelija-ruutu
3. Yhdistä Planneriin

Tilin luominen Microsoft Plannerilla

Kirjautuaksesi sisään työ- tai oppilaitoksesi on oltava kirjautunut hyväksyttävään Office 365 -suunnitelmaan, järjestelmänvalvoja antaa sinulle tilin.

Jos et pysty kirjautumaan sisään tästä huolimatta, ota yhteyttä työpaikan tai koulun asiakaspalveluun.

Vaihe 2: Luo suunnitelma

Kun olet kirjautunut sisään Microsoft Planneriin, pääset sivulle ja näet siten jokaiselle Office 365 -ryhmällesi käytettävissä olevat suunnitelmat.

Suunnitelmia on kahta eri tyyppiä: julkinen ja yksityinen.

Julkiset suunnitelmat ovat näkyviä kaikille työ- tai koulujärjestöissäsi tarkoittaen, että ne ilmestyvät aina, kun organisaation joku etsii suunnitelmaa, kun taas yksityiset suunnitelmat ovat näkyvissä tietyille suunnitelmaan lisätyille henkilöille.

Huomaa: Jos teet suunnitelmasi julkiseksi tai yksityiseksi, Office 365 -ryhmästä tehdään myös julkinen tai yksityinen.

Suorita suunnitelma luodaksesi seuraavasti:

1. Valitse suunnitelma siirtymällä suosikkisuunnitelmiin tai kaikkiin suunnitelmiin (voit myös aloittaa uuden suunnitelman valitsemalla Uusi suunnitelma
2. Jos valitset Uusi suunnitelma, anna suunnitelmalle nimi

   

3. Valitse kuka näkee suunnitelmasi
4. Valitse Valinnat, jotta:

• Lisää kuvaus
• Päätä, tilataanko uudet jäsenet automaattisesti ilmoitukselle

1. Luo suunnitelma

Huomaa: uuden suunnitelman luominen luo myös uuden Office 365 -ryhmän. Tämä helpottaa yhteistyötä sekä Microsoft Plannerissa että muissa sovelluksissa, kuten Outlookissa ja OneDrivessa.

Kun olet luonut suunnitelman, seuraava vaihe on lisätä tehtäviä.

Vaihe 3: Lisää tehtävät, aseta päivämäärät ja luokittele

Joten olet onnistuneesti kirjautunut sisään, luonut suunnitelman ja haluat nyt lisätä tehtäviä suunnitelmaan.

Tehtävien lisääminen on yksinkertaisesti erittelemällä, mitä ja kuka tarvitsee tehdä.

Voit lisätä tehtäviä suunnitelmaan seuraavasti:

1. Kirjoita tehtävän nimi Tehtävä-ruutuun
2. Valitse Lisää tehtävä (voit lisätä useita tehtäviä kirjoittamalla tehtävän nimen ja paina sitten enter-näppäintä ja jatka kirjoittamista lisätäksesi lisää. Jos et näe Tehtävä-ruutua, napsauta + plus -merkkiä näyttääksesi ruudun ja lisää sitten tehtävä

Voit lisätä lisätietoja tehtäviin ja määrittää ulkonäön taululla.

Microsoft Planner antaa sinun suorittaa seuraavat luomasi tehtävät:

• Aseta esikatselukuva jokaiselle tehtävälle. Liitä siihen tiedosto, valokuva tai linkki tehtävään tai lisää tarkistuslista.

Ensimmäisestä liitetystä valokuvasta, tiedostosta tai linkistä tulee esikatselu. Jos haluat käyttää esikatseluna toista liitettä tai käyttää kuvausta, valitse tehtävä ja valitse sitten Näytä kortilla. Poista esikatselu poistamalla Näytä kortilla -ruutu.

• Lisää tehtävän alkamispäivä ja eräpäivä. Voit tehdä tämän valitsemalla tehtävän, lisää sitten aloituspäivä ja eräpäivä.

Päivämäärät voidaan lisätä myös aina, kun luot uuden tehtävän valitsemalla Aseta eräpäivä.

Jos päivämäärä on punainen, se tarkoittaa, että tehtävä on myöhässä, vaikka se olisi edelleen kesken.

• Merkitse tehtävät tarroilla. Tunnisteet auttavat sinua nopeasti havaitsemaan piirteet, jotka jakavat eri tehtävät, kuten sijainti, ajoitus ja tehtävien vaatimukset.

Jos haluat lisätä tarroja tehtäviin, mene taululle, valitse tehtävä, valitse oikealla olevat värilliset ruudut ja valitse sitten käytettävä lippu ja nimeä se.

Vaihe 4: Lisää ihmisiä joukkueeseesi

Lisää ihmisiä joukkueeseesi seuraavasti:

• Siirry Suunnittelijaan
• Valitse Jäsenet
• Kirjoita lisättävän jäsenen nimi

Huomaa: tällä hetkellä voit lisätä ihmisiä vain organisaatioosi. Kehityksessä on kuitenkin suunnitelma, jonka avulla käyttäjät voivat lisätä ihmisiä organisaationsa ulkopuolelle. Voit tarkastella muita parhaillaan kehitteillä olevia ominaisuuksia Office 365 -suunnitelmassa.

Kun olet lisännyt ihmisiä, voit määrittää heille tehtäviä.

Jos joudut poistamaan jonkun luettelosta tai et enää tarvitse ketään suunnitelmassasi, toimi seuraavasti:

1. Valitse nuoli Plan-jäsenten vieressä
2. Osoita henkilölle, jonka haluat poistaa
3. Valitse kolme pistettä
4. Valitse Poista

Vaihe 5: Seuraa edistymistä

• Aseta ja päivitä tehtävän eteneminen. Microsoft Planner -sovellus luokittelee tehtävät aloittamattomiksi, keskeneräisiksi ja suoritetuiksi.

Voit päivittää edistymistä valitsemalla tehtävän ja käyttämällä sitten Progress-pudotusvalikkoa. Voit käyttää tarkistuslistaa seurataksesi tehtävien etenemistä. Jos kuitenkin etsit laajempaa suunnitelmaa tai haluat tarkastella tehtävien yleistä etenemistä, kaaviot-näkymä tarjoaa tämän sinulle. Kun olet tehnyt tehtävän, merkitse se suoritetuksi osoittamalla sitä ja valitsemalla valintamerkki.

Huomaa: Voit tarkastella suoritettuja tehtäviä vierittämällä tehtäväluetteloa alas ja valitsemalla Näytä valmis.

Kun tehtävät on asetettu, voit järjestää ne kauhoihin ja lisätä ne, joiden kanssa työskentelet yhteistyössä.

Kuinka saada sähköposti-ilmoituksia tehtävistä

Joskus haluat seurata tehtäviäsi liikkeellä ollessa, ja tämä on mahdollista Microsoft Microsoft -apuohjelman sähköposti-ilmoituksilla.

Sähköposti-ilmoitukset aktivoidaan, kun luot suunnitelman, kun sinut lisätään olemassa olevan suunnitelman jäseneksi, jos toinen jäsen kommentoi kommentoitavaa tehtävää, jos suunnitelman omistaja ottaa käyttöön tehtävän ilmoitukset tai jos olet tilannut suunnitelma.

Suunnitelman omistajat voivat myös lähettää ilmoituksia sovelluksen kautta suunnitelman syötteeseen aina, kun tehtävä määritetään tai merkitään suoritetuksi.

Ilmoitukset ovat yleensä oletuksena poissa käytöstä, joten sinun on kytkettävä ne päälle, jotta voit vastaanottaa ne.

Voit saada sähköposti-ilmoituksia seuraavasti:

• Valitse kolme pistettä suunnitelmasi oikealla puolella
• Valitse Muokkaa suunnitelmaa

  

• Valitse Lähetä ilmoitukset tehtävän osoittamisesta ja tehtävän suorittamisesta suunnitelman keskusteluissyötteeseen
• Valitse valintaruutu, kun haluat ottaa ilmoitukset käyttöön (poistaaksesi ilmoitukset käytöstä, poista saman ruudun valinta).

Voit tilata suunnitelman valitsemalla kolme pistettä suunnitelman oikealla puolella ja valitsemalla Seuraa suunnitelmaa postilaatikossa. Tee sama lopettaaksesi tilauksen, mutta valitse Lopeta seuraa suunnitelmaa postilaatikossa.

Hyödyt ja haitat Microsoft Planner -sovelluksessa

Plussat

• Järjestä tiimityö ja tee enemmän
• Helppo käyttää, koska voit käynnistää sen yhdellä napsautuksella
• Järjestä työ visuaalisesti
• Näkyvyys ja läpinäkyvyys
• Saumaton yhteistyö tiimisi kanssa
• Sähköposti-ilmoitukset tehtävistä ja suunnitelmista
• Toimi kaikilla laitteillasi
• Käytettävissä olevat kanavat palautteen lähettämiseen, jos sovelluksen vianmääritykseen liittyy ongelmia

Haittoja

• Ei saatavilla henkilökohtaiseen tai viranomaisten käyttöön
• Sovellusta ei ole kehitetty kokonaan kuten muita ryhmäyhteistyösovelluksia, kuten Asana, koska joitain ominaisuuksia on edelleen kehitteillä

Lataa Planner-sovellus Microsoft Office Storesta.

Jaa kokemuksemme Microsoft Planner -sovelluksesta alla olevassa kommenttiosassa.