Nykyaikaisessa kilpailukykyisessä yritysmaailmassa kaikki organisaatiot kohtaavat uusia haasteita, jotka koskevat jatkuvaa tuottavuutta ja sitoutuneimman työvoiman luomista. Tavoitetuoton saavuttaminen missä tahansa organisaatiossa riippuu lähinnä työntekijöiden tuottavuuden tason jatkuvuudesta.

Nykypäivän liiketoimintaympäristössä yksikään organisaatio ei pysty toimimaan korkeimmalla tuottavuustasolla, ellei jokainen työntekijä ole sitoutunut parantamaan organisaation tuottavuuden tasoa. Tämä tarkoittaa, että työntekijät myötävaikuttavat liiketoiminnan kasvuun.

Mutta valitettavasti joillakin yritysomistajilla on taipumus epäonnistua työntekijöidensä päivittäisen tuottavuuden seuraamisessa, ja seurauksena on, että heidän työsuorituksensa ovat haitallisia yrityksen kasvulle eikä tätä asiaa voida havaita ja hallita.

Tällainen asia pilaa yrityksen kyvyn saavuttaa tavoitteensa. Mutta työntekijöiden tuottavuuden seuraamiseen tarkoitetun tekniikan ja ohjelmistotyökalujen ansiosta organisaatioiden ei tarvitse odottaa aivan liian kauan työntekijöiden suorituksen arviointiohjelmia tietääkseen kuinka heillä menee työhön.

Tärkeimmät syyt työntekijöiden seurantaohjelmiston käyttöön

Sähköpostit ovat yrityksille ensisijainen tietorikkomusten lähde, koska työntekijöiden on vaihdettava tietoja yritystoiminnan välityksellä, joten on erittäin tärkeää turvata ja seurata tietoja, kun sinulta vaaditaan HIPAA-lakien, GRAMA-pyyntöjen ja FINRA-asetusten noudattamista.

Markkinoilla on saatavana joitain yksinkertaisia ​​sähköpostinvalvontaratkaisuja, joiden avulla voit seurata työntekijöiden sähköposteja varmistaaksesi, että kriittisiä tietoja ei jaeta tarkoituksella tai vahingossa. Työntekijöiden seurantaohjelmat sisältävät sähköpostinseurantamahdollisuudet ja lisää työkaluja työntekijöiden muiden toimintojen seuraamiseen heidän työskennellessään.

Toinen työntekijöiden seurantaohjelmistojen keskeinen näkökohta on kyky tarkistaa heidän toimintansa käyttäessään yrityksen laitteita, kuten kannettavia tietokoneita ja pöytätietokoneita. Tällaiset ratkaisut voivat antaa sinun nähdä, mihin verkkosivustoihin työntekijät pääsevät, ketkä ovat työntekijöitä, jotka yleensä lataavat tiedostoja ja kun he yhdistävät tai poistavat USB-asemia.

Nämä työkalut voivat myös hälyttää, kun etsitään tiettyjä avainsanoja, jotka vaativat yritykseltäsi huolenaiheita. Näitä työkaluja ovat työnhaku, pornografiahaku tai kilpailukykyisiin kontakteihin liittyvät haut.

Paras työkalu työpaikan seurantaan tarjoaa sinulle hallinnollisen valvonnan, jonka avulla voit estää tällaisen toiminnan ja myös rajoittaa pääsyä sopimattomille tai suojaamattomille verkkosivustoille. Voit käyttää työkaluja työntekijäsi työn seurantaan onnistuneesti selvittääksesi, mikä työntekijä on nykyään.

Mitä sinun tulisi ottaa huomioon juridisesti ja teknisesti?

Työntekijöiden sähköpostien seuraaminen voi vaikuttaa työntekijöiden yksityisyyden loukkaamiselta, mutta Yhdysvaltain korkein oikeus päätti vuonna 2010, että organisaatioiden ja yritysten on laillista seurata työntekijöiden toimintaa heidän ollessaan töissä ja heidän käyttäessään yritystä 'laitteet. Tämä sisältää hakulaitteet, kannettavat tietokoneet, USB-asemat ja mobiililaitteet. Ohjelmia avainlokkien seuraamiseksi ja salasanojen sieppaamiseksi voidaan käyttää, vaikka niiden käytöstä aiheutuisi eettisiä kiistoja.

On tärkeää muistaa, että liittohallitus ei aseta rajoituksia työntekijöiden Internet-seurannalle. Toisaalta, jotkut yksittäiset valtiot asettavat suojan etusijalle.

Yhä useammat valtiot vaativat tällä hetkellä työntekijöitä ilmoittamaan työntekijöilleen, jos heidän yrityksensä seuraa työntekijöiden online-toimintaa ja tämä sisältää näppäinpainalluksia ja sähköposteja. Tällaiset ilmoitukset voidaan paljastaa työntekijän käsikirjassa tai sähköpostimuistutuksena.

Varkaustila vs. läpinäkyvä tila

Kun työnantajat käyttävät tällaisia ​​seurantavälineitä, he voivat valita vaihtoehdon käyttää heitä salaa tai läpinäkyvää tilaa.

Varkaustila tunnetaan myös nimellä hiljainen tila, ja tämä tarkoittaa, että työntekijät eivät näe sitä tosiasiaa, että heitä seurataan. Laadukkaat seurantavälineet tulevat työntekijöille näkymättömiksi ja huomaamatta.

Läpinäkyvä valvontatapa antaa työntekijöille mahdollisuuden nähdä valvontaohjelman järjestelmissään. Tällainen ohjelmisto vaatii asennuksen jokaiselle tietokoneelle, mukaan lukien hallintoportaali. Tämä ei ole yhtä helppoa kuin varkaustila, koska järjestelmänvalvojien on tarkistettava jokainen raportti jokaisesta järjestelmästä nähdäksesi miten työntekijöillä on.

Kuinka seurantavälineet toimivat?

Työntekijöiden seurantatyökalut on asennettava useisiin järjestelmiin, myös keskusasemalle, jos työnantajat haluavat heidän käyttävänsä huomaamatta. Jotta tämäntyyppinen työkalu toimisi kunnolla, sinun on ensin sammutettava palomuuri ja se otetaan käyttöön uudelleen, kun asennus on valmis.

Toisaalta, on käytännössä mahdotonta, että ohjelma toimisi ilman lisäkorjauksia ja ohjelmointia, jotta PC-valvontaohjelmisto voisi kiertää ohjelmaa. Tämä puhkaisee aukon turvajärjestelmään ja tekee verkosta haavoittuvan kaikenlaisille haittaohjelmille, viruksille, vakoiluohjelmille ja niin edelleen.

Ole varovainen peittäessäsi viruksia

Sinun tulisi olla tietoinen siitä, että on olemassa monia työntekijöiden seurantatyökaluja, jotka ovat todella viruksia maskeissa. Vaikka ne saattavat antaa sinulle avainloki- ja salasanan sieppaustoiminnot, he myös keräävät kulissien takana olevat tiedot ja myyvät ne rikkomaan organisaation turvallisuus. Suurin osa työntekijöiden toiminnan seurannan työkaluista voi toimia palomuurin ympärillä, mutta on silti mahdollista, että jotkut uhat tunkeutuvat havaitsematta.

Ohjelmiston käyttöönotto: Pilvi ja paikan päällä

Toinen tärkeä huomioitava näkökohta on tapa, jolla ohjelmisto otetaan käyttöön. Tilat ovat yleisimmin käytetty vaihtoehto, ja useimmat työkalut tarjoavat sen. Tämän avulla voit isännöidä ohjelmaa ja sen keräämiä tietoja omalle palvelimellesi. Tämä ratkaisu vaatii hieman enemmän tietotekniikkaosaamista, ja asennus voi viedä kauemmin. Pilviratkaisuja puolestaan ​​on helpompi hallita ja ne voidaan asentaa nopeammin kuin paikan päällä tapahtuva käyttöönotto.

Tarpeitasi vastaavat ratkaisut

Vanhempien ohjelmistot ja seurantaohjelmistot ovat kaksi ratkaisua, joilla seurataan henkilökohtaisen tietokoneen käyttöä. Ne molemmat on asennettu ja niitä käytetään yhdessä tietokoneessa, eivätkä ne aiheuta samoja uhkia kuin esimerkiksi sähköpostinvalvontatyökalut, jotka sanoimme jo palomuurien ympärille.

Seurantaohjelmiin ja vanhempien ohjelmistoihin on lisävarusteita, jotka on suunniteltu estämään tietoverkkohyökkäykset, sekä työkaluja, joilla seurataan lapsia ja puolisoja heidän ollessaan verkossa.

Monet yritykset etsivät myös sähköpostiohjelmia ja sovelluksia, jotka seuraavat vakoiluohjelmien, virusten ja troijalaisten lähteviä ja saapuvia viestejä.

Siellä on myös sähköpostin salausohjelmisto, joka voi suojata henkilötietoja ja kriittisiä tietoja, kun ne siirretään kolmansien osapuolien vastaanottajille. Tällaiset työkalut varmistavat, että arkaluontoisia tietoja saavat vain henkilöt, jotka todella tarvitsevat tietoa, ja pitävät ne samalla mahdollisimman turvallisina.

Tässä on viisi parasta henkilöä työntekijöiden toiminnan seuraamiseksi:

Teramind

Teramind tarjoaa ohjelmistoja, jotka virtaviivaistavat työntekijöiden käyttäytymisen keräämistä tietokoneissa, jotta voidaan tunnistaa epäilyttävät toimet, seurata tehokkuutta, havaita mahdolliset uhat ja varmistaa toimialan noudattaminen. Teramindin tehtävänä on vähentää tietoturvahäiriöitä tarjoamalla reaaliaikaista pääsyä käyttäjän toimintoihin tarjoamalla varoituksia, hälytyksiä, uudelleenohjauksia ja käyttäjän sulkemisia pitämään yrityksiä ja organisaatioita mahdollisimman turvallisina ja tehokkaina.

Ohjelmistoa on saatavana sekä lähtökohtana että pilvipohjaisena käyttöönottovaihtoehtona organisaation vaatimusten täyttämiseksi.

Teramind pystyy onnistuneesti tunnistamaan, mitkä käyttäjät ovat yrityksesi kannalta riskialttiimpia, analysoimalla käyttäytymisen suuntauksia. Voit tarkistaa, mitä tiettyjä käytäntöjä he ovat rikkoneet, ja kouluttaa heitä sitten tulevien tapahtumien estämiseksi.

Tämän työkalun avulla voit myös kirjoittaa sääntöjä, jotka reagoivat kaikkiin havaittavissa oleviin käyttäjän toimintoihin, kuten sähköpostin lähettämisen estäminen tai hälytys tietyn asiakirjan tulostamisen yhteydessä. Sinulla on myös kyky tallentaa ja kirjata kaikki toiminnot, ja he toistavat sen kuten videon ja analysoivat istunnon metatiedot.

Aloitaksesi ohjelmiston sinun on toimittava seuraavasti:

• Rekisteröidy ilmaiseksi Teramind Basic Cloud -työntekijäohjelmistoon.
• Asenna tarkkailuagentit koneisiin, joita haluat seurata, ja päätä joko täys- tai osa-aikaisista vaihtoehdoista.
• Jokainen hälytys- ja valvonta-asetus on mukautettava alustan räätälöimiseksi tarpeitasi varten.
• Voit käyttää kaikkia ominaisuuksia ohjelmiston alustalta ainutlaatuisten valvontaominaisuuksien avulla, jotka parantavat sekä turvallisuutta että tuottavuutta.

HipChat

HipChat toimii melko hyvin lisätyökaluna WorkZone-tyylisille alustoille. Tämä on ajanhallintatyökalu, joka on käytännössä pikaviestit, jotka on rakennettu työpaikoille. Voit käyttää sitä perustaa pysyviä chat-huoneita tai 1: 1-viestintää.

Yksi sen hyödyllisimmistä ominaisuuksista on täydellinen keskusteluhistoria, ja nyt työntekijöiden, jotka ovat menettäneet tapaamisen HipChatissa, ei enää tarvitse keskeyttää jonkun muun seuraamista, heidän on vain palautettava istunto uudelleen ja selattava sitä nopeasti.

Tämä aikaseurantaohjelmisto on tärkeä työkalu työntekijöiden päivittäisen työn suorittamisen tarkistamiseen, ja se voi osoittautua tilaisuudeksi tunnistaa, mitkä strategiat johtavat suurimpaan tuottavuuteen.

WorkiQ

WorkiQ on työkalu, joka seuraa työntekijöiden tietokonekäyttäytymistä ja tarjoaa raportteja heidän käyttämästään ajasta ei-tuottavissa ja tuottavissa sovelluksissa. Työkalun kojetaulu tarjoaa selkeän kuvan, joka kertoo työntekijöille, jotka ovat aktiivisesti työskennelleet työssään ja mitkä ovat jatkuvasti hajamielisiä.

Tämä työkalu tarjoaa sinulle mahdollisuuden luokitella kaikenlaisia ​​toimintoja, seurata prosessien käyttöä kaikissa sovelluksissa ja vertailla kuinka eri käyttäjät käsittelevät samanlaisia ​​työyksiköitä. Hallinnan kojetaulut tarjoavat seuraavat edut:

• Tuottamattomien käyttäytymisten tunnistaminen tapahtumahetkellä
• Tarkkailu ja myös palkitseminen tuottavasta käytöksestä
• Työntekijöiden todellisen tuottavuuden vertaaminen, mukaan lukien yhdistelmä ja työn monimutkaisuus
• Etätyöntekijöiden johtaminen
• Parhaiden esiintyjien tunnistaminen prosessien toistamiseksi ajan myötä
• Työnjaon parantaminen tunnistamalla alikäytössä olevat tai ylityöllistetyt työntekijät

DeskTime

DeskTime on yksinkertainen ja turvallinen aikaseurantasovellus, jonka avulla voit parantaa yrityksen tehokkuutta ja tuottavuutta. Tämän työkalun avulla voit seurata työntekijöidesi päivittäistä toimintaa, sairauslomia, ylitöitä ja lomaa. Voit saada selkeän yleiskuvan ryhmäsi työnkulusta. DeskTimen avulla voit seurata sovelluksia, URL-osoitteita ja myös offline-aikaa. Voit myös käyttää yksityiskohtaisia ​​tietoja siitä, miten työntekijät käyttävät sovelluksia ja verkkosivustoja ja mitä he tekevät, kun he eivät ole online-tilassa.

Työkalu tarjoaa automaattiset näyttökuvasi ja aktiivisuudenseurantalaitteet, joiden avulla voit seurata yksittäisiin hankkeisiin käytettyä aikaa. DeskTime tarjoaa syvällisiä näkemyksiä ja raportteja laskutukseen. Voit käyttää sitä mukauttaaksesi helposti, lataamalla ja lähettämällä myös CSV-raportteja, jotta asiakkaasi saavat mahdollisimman tarkat tiedot työn ja ajan suhteen kaikkiin yrityksen kehittämiin hankkeisiin..

Voit valvoa paikallisia ja etätiimejä sekä matkapuhelimellasi että työpöydälläsi. Tällä tavoin säästät aikaa katsomalla raportteja yrityksesi suorituskyvystä liikkeellä ollessasi. Työkalun tukitiimi on saatavana chatin, ääniviestin ja myös sähköpostin välityksellä. DeskTime-ryhmä noudattaa alan turvallisuusstandardeja varmistaakseen henkilökohtaiset tiedot, jotka niille toimitetaan.

asana

Asana on työkalu, joka tarjoaa tehtäviä, projekteja, kojetauluja ja keskusteluja, jotta ryhmät voivat siirtää työtä tehokkaammin alusta loppuun. Voit käyttää sitä nähdäksesi minkä tahansa projektin edistymisen ajoittamatta tilakokousta tai joutumatta lähettämään sähköpostia. Tämän työkalun avulla pystyt käyttämään mukautettuja kenttiä seuraamaan kaikkea, mikä on sinulle erittäin tärkeää, olipa kyse sitten virheistä, työnhakijoista vai viittauksista.

Voit järjestää tehtävät jaettuihin luetteloihin tai taulukoihin kaikille kokouksille, ohjelmille ja aloitteille. Osien ja sarakkeiden avulla voit mukauttaa Asanan vastaamaan työnkulkuja ja lisätä rakennetta kaikkiin projektiisi.

Pystyt jakamaan tehtävän työn pienempiin osiin tai jakamaan työn useiden projektien kesken. Kun yhdestä tehtävästä tulee iso ja tärkeä aloite, pystyt muuttamaan sen nopeasti projektiksi.

Työntekijöiden käyttäytyminen on arvaamatonta, ja näiden hienon työkalujen avulla pystyt parantamaan heidän tehokkuuttaan työssä ja yrityksesi yleistä tuottavuutta. Selaa kaikkia niitä ja valitse suosikkisi toiveidesi mukaan. Takaamme kaikille työkaluille, joista olemme keskustelleet yllä, seurataksesi työntekijöidesi työtä.