Vastaanotto on kaikkien organisaatioiden kasvot ja ääni. Automaattinen vastaanottovirkailijaohjelmisto yksinkertaistaa koko vierailijoiden hallintaa. Olipa he sitten asiakas, ehdokas vai asiakas, vastaanottovirkailija on ensimmäinen yhteyspiste organisaatioon. Se on koko syy siihen, miksi ne ovat yhtä tärkeitä yritykselle kuin HR tai markkinointiosasto.

Siksi vastaanottovirkailija vastaa pääasiassa miellyttävästä kokemuksesta siitä hetkestä lähtien, kun asiakas soittaa tai tulee organisaatioon. Mutta viestinnän hallitseminen kasvokkain, verkossa ja puheluissa voi samanaikaisesti olla stressaavaa.

Sekalaiset toimistotehtävät, kuten soittaminen asiakkaalle, laskutus, tapaamisten aikataulut jne., Voivat lisätä heidän jo haastavaa työtä. Silloin automaattinen vastaanottovirkailijaohjelma tulee pelastamaan.

Tässä on nopea luettelo johtavista front office -hallintaohjelmistoista, jotka parantavat tehokkuutta vuonna 2019.

Mitkä ovat parhaimmat automatisoidut vastaanottovirkailijoiden työkalut tietokoneelle?

Vonage Business Solutions

Vonage Business Solutions, saatavana sovelluksina ja latauksina, auttaa parantamaan yritysviestintää. Tämä pilvipohjainen automaattinen vastaanottovirkailijaohjelmisto sekoittuu vaivattomasti web-selaimiin, älypuhelimiin ja yritystuotteisiin.

Vonage-yrityspuhelinjärjestelmät ovat täydellisiä keskisuurille yrityksille, jotka hienosäätävät VoIP-puhelinjärjestelmänsä Internetissä toimivilla laitteilla.

Se auttaa yrityksiä myös muodostamaan yhteyden puhelimitse, tekstiviestien tai videoneuvotteluiden avulla, mikä säästää paljon aikaa vastaanottovirkailijoille.

Puhelun ilmoittaminen, älä häiritse -vaihtoehto tai seulonta mahdollisuus yhdistää eri laitteita yhdestä alaliittymästä ovat sen tärkeimpiä ominaisuuksia. Tilinhoitajat voivat hallita puheluita hallintaportaalin kautta ja arvioida puhelutiedot, muuttaa kojelaudan näkyvyyttä ja paljon muuta.

Hän näkee myös laskutustiedot ja korjaa puhelinverkkoyhteyden rajoitukset. Pöytäkoneratkaisujen lisäksi käyttäjät voivat myös ladata sen mobiilisovelluksen helppoa käyttöä varten. Se voidaan synkronoida myös Googlen, Outlookin tai CRM: n kanssa.

Hinta: alkaa 19, 99 dollaria.

• LUE LISÄTIETOJA: 5 parasta vapaa-ajan ohjelmisto-ohjelmistoa työntekijöidesi onnelliseksi pitämiseksi

GoCanvas

Tiedon syöttäminen ja yhteyshenkilöiden hallinta ovat yksi vastaanottohenkilökunnan tärkeimmistä näkökohdista. GoCanvas on yksi parhaista etutoimiston hallintaohjelmistoista, joka auttaa käyttäjiä saattamaan työnsä päätökseen muutamassa minuutissa.

Siihen kuuluu organisaatioiden tehokkaita ominaisuuksia auttamalla käyttäjiä luomaan ja täyttämään rajaton määrä lomakkeita. Bonuksena - käyttäjät voivat myös tallentaa rajoittamatonta tietoa.

Se tarjoaa vetämällä -työkalun, jonka avulla käyttäjät voivat luoda omia mobiilisovelluksiaan ilman koodausta tai ohjelmointia. Sen avulla käyttäjät voivat myös ottaa kuvia työkalujen tarkistamiseen tai sarvikuonojen seuraamiseen yhdellä napsautuksella.

Lisäksi se voi auttaa vahvistamaan myyntitilauksen hankkimalla yksinkertaisesti allekirjoituksen älypuhelimellasi.

Kangas auttaa myös laskelmissa arvioida tilaushinta oikein. Lisäksi? Se pitää käyttäjät ajan tasalla laitteiden tai ryhmän jäsenten sijainnista GPS-seurannan avulla.

Viivakoodiskannaus yhdellä napsautuksella, mobiilimaksujen saumaton assimilaatio ja asiakastietokannan lähettäminen muihin sovelluksiin ovat joitain sen muista merkittävistä ominaisuuksista.

Hinta: ilmainen kokeiluversio saatavilla; yritystason versio alkaa 45 dollarista.

LUE LISÄÄ: 5 sisäänrakennettua ohjelmistoa tervetulleeksi uusia työntekijöitä vuonna 2019

Hyvin digitaalinen vastaanottovirkailija

Greetly Digital Receptionist on vierailijoiden sisäänkirjautumisen sovellus, joka auttaa käyttäjiä tekemään enemmän. Hallinto on kriittinen ja monimutkainen osa mitä tahansa organisaatiota ja yksinkertaistaa tyytyväisyyttä automaatiolla.

Ohjelmasta vastaanoton hallintaan kokousten tai matka-aikataulun vahvistamiseen tämä ohjelmisto auttaa yksinkertaistamaan kaikkia monitehtäviä ja säästämään aikaa.

Tämän etutoimiston hallintaohjelmiston tarkoituksena on säästää rahaa ja lisätä tehokkuutta tarjoamalla korkeatasoinen räätälöinti. Se toimii pilvipohjaisessa vierailulokissa ja on aina saatavana lisämukavuuden lisäämiseksi.

Lisäksi se lähettää pikaviestit ääni-, sähköpostiviestien, tekstiviestien tai Slackin avulla.

Hinta: 14 päivän ilmainen kokeiluversio saatavilla; alkaa 99 dollaria / kuukausi.

• LUE LISÄÄ: 4 parasta ravintolan työntekijän aikataulutusohjelmistoa vuodelle 2019

Jive Voice

Jive voice on toinen pilvipohjainen ja integroitu automaattinen rec

Tämä vastaanottovirkailijaohjelmisto sopii kaikenkokoisille yrityksille. Puhelinvastaajalaatikoista virtuaalisiin vastaanottovirkailijoiden ohjelmistoihin, se tarjoaa valikoiman isännöityjä VoIP-sviittejä. Tämä autohoitajajärjestelmä hallitsee ja päivittää puhelinjärjestelmää reaaliajassa. Se voi tehdä sen Internet-tuetulla laitteella, joka käyttää Jive-verkkosivustoa.

Sovelluksen tarjoama visuaalinen valintasuunnitelmaeditori auttaa puhelinjärjestelmää asettamaan hämmästyttävällä tavalla. Se auttaa luomaan ennakkoaikatauluja mukautetun soitosuunnitelman avulla, joka otetaan automaattisesti käyttöön käyttäjän poistumisen jälkeen. Käyttäjät voivat myös lisätä mukautettuja terveisiä ja auttaa heitä lisäämään koko päivän aikataulun kerralla.

Yksi sen tärkeimmistä ominaisuuksista on Find Me / Follow Me, jonka avulla käyttäjät voivat ohjata saapuvat puhelut useisiin puhelimiin tietyssä järjestelyssä. Tämä auttaa yksittäisiä käyttäjiä rakentamaan yksinoikeuden puheluvirtaan siirtyessään alaliittymään.

Hinta: alkaa 19, 95 dollaria.

• LUE LISÄÄ: 5 automaattista CRM-ohjelmistoa, jokaisen yrityksen tulisi käyttää

HootSuite

Vastaanoton hallinta ei tarkoita pelkästään puheluihin osallistumista tai vierailijoiden hallintaa. Mutta se koskee myös asiakastietokannan löytämistä ja luomista, ja yksi parhaimmista tavoista tehdä tänään on sosiaalisen median kautta.

Hootsuite on epäilemättä yksi johtavista ohjelmistoista, jotka auttavat käyttäjiä hallitsemaan sosiaalista mediaansa yhdessä paikassa. Tällä tavoin se kaksinkertaistuu kilpailukykyiseksi front office -hallintaohjelmistoksi, joka auttaa vastaanottovirkailijoita saamaan käsiksi sosiaalisen median.

Ohjelmisto on suunniteltu säästämään aikaa auttamalla käyttäjiä ajoittamaan sosiaalisia viestejään. Se auttaa heitä pysymään aktiivisena sosiaalisen median alustoilla jatkuvasti, ajoittamalla automaattisesti useita viestejä kaikille sosiaalitileille kerralla.

Se päivittää käyttäjiä myös ennalta valtuutetulla sisällöllä, jonka tiimi voi lähettää. Tiedot tallennetaan käyttäjän valitsemaan pilvitiedostoon.

Lisäksi? Sen avulla käyttäjät voivat myös arvioida sosiaalisen median mainoskampanjoiden vaikutuksen yksityiskohtaisella raportoinnilla. Lisäksi käyttäjät voivat myös etsiä ja suodattaa sosiaalisen median keskusteluja hashtien, avainsanojen ja myös sijainnin avulla.

Käyttäjät voivat löytää keskusteluja useilla kielillä. Tämä auttaa heitä saamaan käsityksen siitä, mitä muut puhuvat tuotemerkistään jne.

Hinta: 30 päivän ilmainen kokeiluversio saatavilla; sen jälkeen hinta oli 5, 99 dollaria / kk.

Vastoin yleistä käsitystä, vastaanottovirkailijalla on paljon asioita hallittavissa. Vierailijoiden hallinnasta, osallistumisesta asiakaspuheluihin, kokousten ajoittamiseen, lounaisiin tai matkareitteihin asiakkaan tietokannan hallintaan on paljon tehtävää.

Nämä ovat eräitä parhaiten automatisoiduista vastaanottovirkailijoiden ohjelmistoista, jotka auttavat heitä säästämään aikaa ja yksinkertaistamaan asioita. Joten aloita niiden käyttöönotto yrityksessäsi lisätäksesi tuottavuutta.