Jos olet Gmail-käyttäjä ja aiot olla poissa sähköpostista, lomalla tai poissa toimistosta jonkin aikaa, voit asettaa automaattisen sähköpostivastausviestin suoraan Gmail.

Auto-Responders, "Out of Office" -vastaajat ja lomavastaajat toimivat aivan kuten nimet antavat ymmärtää; Kun ne on otettu käyttöön ja joku lähettää sinulle sähköpostin, he saavat sähköpostitililtäsi automaattisen vastauksen valitsemallasi viestin, jossa yleensä sanotaan jotain kuten "Olen poissa toimistostani juuri nyt, soita matkapuhelimeesi tai ota yhteyttä johonkin muuhun saadaksesi apua.”

Tässä opetusohjelmassa käydään läpi automaattisen sähköpostivastaajan määrittäminen ja määrittäminen Gmail-tiliä varten. Se voidaan määrittää mistä tahansa verkkoselaimesta millä tahansa laitteella, mukaan lukien Windows PC, Mac, Linux, iPhone, iPad, Android, Chrome OS tai mikä tahansa muu, josta voit käyttää Gmail-sivustoa.

Gmail tekee automaattivastaajan asettamisesta erittäin helppoa, ja voit asettaa lomavastaajalle aloitus- ja lopetuspäivät tai voit ottaa sen voimaan välittömästi ja kestää toistaiseksi, kunnes käännät loman manuaalisesti. /automaattinen vastaaja pois itsestäsi. Voit tietysti muokata myös sähköpostin vastauksen aihetta ja viestiä.

Automaattisen lomavastaajan asettaminen Gmailin avulla

Tätä Gmail-pohjaista lähestymistapaa käytetään ja määritetään gmail.comin webin kautta. Tämän menetelmän merkittävä etu on, että se käsittelee automaattiset vastaussähköpostit Gmail-palvelimen puolella, eli ennen kuin sähköposti saapuu iPhoneen, iPadiin tai Maciin, tämä voi tehdä Gmail-pohjaisista automaattisista poissaolovastauksista nopeampia. ja luotettavampia kuin niiden määrittäminen paikalliseen laitteeseen, varsinkin jos kyseiset laitteet ovat rajoitetun verkon tai matkapuhelimen peittoalueella.

1. Siirry Google Mailiin tai Gmail.comiin ja kirjaudu sisään sähköpostitiliin, jolle haluat määrittää automaattisen vastaajan
2. Pääset Gmailin asetuksiin napsauttamalla rataskuvaketta ja valitsemalla sitten avattavasta valikosta "Asetukset" tai siirtymällä seuraavaan URL-osoitteeseen:

https://mail.google.com/mail/u/0/settings/general

3. Vieritä alas löytääksesi Gmailin yleisten asetusten Lomavastaaja-osion
4. Valitse Lomaviestin päällä -kohdan vieressä oleva valintaruutu



5. Täytä Gmailin lomavastaajan asetukset, mukaan lukien seuraavat:
• Ensimmäinen päivä
• Viimeinen päivä (valinnainen, tämä lopettaa lomavastaajan automaattisesti)
• Aihe
• Viesti
• Valitse, haluatko lähettää lomaautomaattisen vastausviestin vain käyttäjille yhteystiedoissasi
6. Kun olet tyytyväinen Vacation Responder -määrityksiisi, valitse "Tallenna muutokset"

Huomaa, että jos aloituspäiväksi on asetettu tämän päivän päivämäärä (mikä tahansa tämä päivä on), automaattinen vastaus alkaa välittömästi.

Gmailin lomavastaaja/poissaolo-asetus kuvataan Gmailissa seuraavasti:

Toisin sanoen, jos joku jatkaa sähköpostien lähettämistä, hän ei saa jatkuvasti automaattisia vastausviestejä, mutta hän saa uuden muutaman päivän kuluttua, jos hän lähettää toisen sähköpostin tuolloin.

Kuten aiemmin mainittiin, Gmail-pohjaisen lähestymistavan käyttäminen on hienoa Gmail-käyttäjille, koska se käsittelee automaattisen vastaajan Gmail-palvelimen puolella, eli periaatteessa heti, kun Gmail saa sähköpostin postilaatikkoosi, se vastaa. automaattisen vastausviestin kanssa.Tämä eroaa siitä, kun määrität tai käytät automaattisia vastauslaitteita laitteen puolella, koska kun automaattinen vastaaja on määritetty paikalliseen laitteeseen, sillä on oltava Internet-yhteys sähköpostin tarkistamista ja sitten vastauksen lähettämistä varten. Käytännön esimerkkinä tämä tarkoittaa, että Gmailin automaattivastaajan määrittäminen suoraan Gmailin kautta lähettäisi automaattisen vastausviestin myös tilanteessa, jossa iPhonellasi, iPadillasi tai Macillasi ei ole Internet-yhteyttä – esimerkiksi lentokoneessa Tyynenmeren yli tai Mount Everestin huipulle – kun taas paikallinen laitepohjainen menetelmä ei pysty siihen, koska se vaatii aktiivisen Internet-yhteyden tunnistaakseen ja lähettääkseen automaattisen vastauksen. Jos olet kuitenkin kiinnostunut, voit myös oppia määrittämään automaattiset vastausviestit Mailille Mac OS -käyttöjärjestelmässä sekä automaattisten vastausviestien "Out of Office" -sähköpostien määrittämisen iPhonessa ja iPadissa.

Voit myös ottaa automaattisen vastaustoiminnon käyttöön ja säätää sitä Gmailissa iPhonen ja iPadin tai Androidin Gmail-sovelluksella käyttämällä sovelluksen sisäisiä asetuksia samalla tavalla kuin tässä on kuvattu. Keskitymme kuitenkin verkkopohjaiseen gmail-asiakasohjelmaan.

Poistoimiston lomavastaussähköpostien poistaminen käytöstä Gmailissa

1. Siirry osoitteeseen Gmail.com ja kirjaudu sisään kyseiseen sähköpostitiliin
2. Napsauta rataskuvaketta ja valitse sitten avattavasta valikosta "Asetukset" tai käy seuraavassa URL-osoitteessa, kun olet kirjautunut Gmail-tiliisi:

https://mail.google.com/mail/u/0/settings/general

3. Vieritä alas yleisten asetusten Lomavastaaja-osioon
4. Vaihda "Vacation Responder off" -painike
5. Valitse "Tallenna muutokset"

Ja siinä se. Jos et asettanut lopetuspäivää, jolloin automaattinen vastaussähköposti pysähtyy automaattisesti, voit kytkeä vastaajan pois päältä milloin tahansa tällä tavalla.

Voit sammuttaa tai ottaa automaattisen vastaajan käyttöön Gmailissa milloin tahansa joko verkon kautta tai Gmail-sovelluksen kautta iPhonessa, iPadissa tai Android-laitteella.

Tiedätkö muita hyödyllisiä vinkkejä tai temppuja Out Of Office -vastaussähköpostien, lomavastaajien ja muiden automaattisten vastausten määrittämiseen? Jaa ne alla oleviin kommentteihin!