Kaikki mikä lisää tuottavuutta ja vähentää sähköpostin lähettämiseen käytettyä aikaa, on suuri voitto kirjassani. Näin ollen sähköpostiin liitetty "Sent from my iPhone" -allekirjoitus on assosioitunut kaikkien mielessä lyhyydellä, koska kukaan ei luonnollisesti odota pitkää sähköpostivastausta, joka lähetetään matkalla ollessaan älypuhelimesta, eikö niin? Tämän seurauksena lyhyitä vastauksia älypuhelimista ja iPhoneista ei pidetä töykeinä tai liian lyhyinä, ja voit käyttää lyhyen ja ytimekän viestin odotusta eduksesi, kun lähetät sähköposteja OS X:n Mail-sovelluksesta.Tämä on loistava tapa parantaa sähköpostisi tuottavuutta, kun kirjoitat ja vastaat työpöydältä, ja vaikka jotkut ihmiset kutsuvat sitä brändin turhamaisuusallekirjoitukseksi, minä kutsun sitä mielelläni "lyhyydeksi allekirjoitukseksi". Tietysti jotkut ihmiset eivät pidä siitä ja haluaisivat mieluummin poistaa iPhonestani lähetetty -allekirjoituksen jopa iPhone- ja iPad-laitteistaan, mutta jos kamppailet sähköpostiväsymyksen ja sähköposteihin vastaamisen kanssa, suosittelen lämpimästi, että et vain poistu. se on paikallaan iOS:ssä, mutta laajenna se työpöydälle, ja sitä aiomme kattaa. Keskitymme tämän allekirjoituksen lisäämiseen Mac OS X:n mukana tulevaan Mail-oletussovellukseen. Jos olet tavallinen lukija, olet ehkä huomannut, että olemme suositelleet tätä aiemmin Gmail-vihjeissä, jos haluat käytä webmailia, tarkista se sen sijaan.

Lyhytyyden allekirjoituksen asettaminen OS X Mail Appissa

Kyllä, jos se ei ollut selvää, käytämme iPhonen allekirjoitusta Mac OS X Mail -sovelluksessa:

• Avaa Mail-sovellus ja vedä Sähköposti-valikko alas valitaksesi "Preferences"
• Valitse Allekirjoitukset-välilehti ja valitse ensisijainen sähköpostitilisi vasemm alta puolelta
• Lisää uusi allekirjoitus napsauttamalla pluskuvaketta, nimeä se "iPhone" tai vastaava ja kirjoita oikealle puolelle (ilman lainausmerkkejä) "Lähetys iPhonestani"
• Jos haluat kirjasimen johdonmukaisuuden, käytä Helvetica 12:ta allekirjoitusfontina. Voit valita ruudun "Sopii aina oletusviestifonttiani" -kohdan vieressä, jos se on valittuna
• Valitse "Sijoita allekirjoitus lainatun tekstin yläpuolelle" -ruutu, koska iPhone tekee juuri niin
• Vedä "Valitse allekirjoitus" -alivalikko alas ja valitse "iPhone", jotta se on oletusarvo kyseiseltä tililtä lähetetyille viesteille
• Sulje Asetuksista

Älä valitse "Kaikki allekirjoitukset" luodessasi allekirjoitusta vasemmanpuoleisesta valikosta, koska se ei ole aina käytettävissä. Muista valita sähköpostitili, jota käytät tai haluat käyttää lyhyitä allekirjoituksia.

Tässä esimerkissä allekirjoitusta on käytetty Outlook.com-tilissä, joka on määritetty käytettäväksi Mail-sovelluksessa.

Yksi huomautus: allekirjoituksen sijainti voi vaihdella hieman iPhonessa viestin lainaustavan mukaan, mutta yleisesti ottaen sitä käytetään aina suoraan viestin alla, ei koko viestiä.

Sent from my iPhone -allekirjoituksen käyttäminen sähköpostissa

Allekirjoitus on jo asetettu oletusarvoksi, mutta tarkistetaan, kuinka sitä käytetään tai miten se kuitenkin poistetaan väliaikaisesti käytöstä:

• Kirjoita uusi sähköpostiviesti tai vastaa sähköpostiin
• Etsi oikealla olevan Aihe-rivin alta "Allekirjoitus"
• Valitse "iPhone", jos haluat sisällyttää "Lähetetyt iPhonestani" -allekirjoituksen tähän sähköpostiin
• Valitse Ei mitään, jos haluat EI sisällyttää allekirjoitusta tähän sähköpostiin
• Kirjoita lyhyt viesti ja lähetä tavalliseen tapaan

Tässä esimerkissä lyhyydeksi julistautunut allekirjoitus on liitetty pitkän sähköpostin vastaukseen sekä erittäin lyhyt vastaus. Lyhyt allekirjoituksemme saa sen tuntumaan hyvältä!

Taas kerran, tarkoituksena on tuntea olonsa mukavammaksi tarjota lyhyitä, suoria ja ytimekkäitä vastauksia saapuviin sähköposteihin, mikä parantaa sähköpostisi tuottavuutta ja vapauttaa aikaa muuhun tärkeämpään työhön (ellet saa palkkaa sähköpostiin tietysti koko päivän).

Onko sinulla sähköpostin tuottavuusvinkkejä, joiden avulla voit hallita säännöllisesti saamiemme viestien hyökkäystä? Kerro meille kommenteissa!